SOP

SOP

STANDAR OPERATING PROSEDUR

Beberapa Pengertian tentang Standar

Banyak diskusi dalam mempelajari dan membahas definisi standar. Kamus Oxford memberikan beberapa pengertian konsep kunci mengenai definisi standar. Pertama, standar adalah derajat terbaik. Kedua, standar memberikan suatu dasar perbandingan. Ketiga, beberapa pengertian lain seperti tertulis dibawah ini;

1. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000).
2. Standar adalah suatu catatan minimum dimana terdapat kelayakan isi dan akhirnya masyarakat mengakui bahwa standar sebagai model untuk ditiru
3. Standar adalah suatu pernyataan tertulis tentang harapan yang spesifik.
4. Standar adalah pernyataan tertulis dari suatu harapan-harapan yang spesifik .
5. Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. Yodi Mahendrata).
6. Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983).
7. Standar adalah nilai-nilai (values) yang tertulis meliputi peraturan-peraturan dalam mengaplikasi proses-proses kunci, proses itu sendiri, dan hasil sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
8. Standar adalah menaikkan ketepatan kualitatif atau kuantitatif yang spesifik dari komponen struktural dalam sistem pelayanan kesehatan yang didasarkan pada proses atau hasil suatu harapan (Donebean).

Standar yang berbasis pada sistem manjemen kinerja menegaskan spesifikasi suatu kinerja antara lain;

1. Spesifik (specific)
2. Terukur (measurable)
3. Tepat (appropriate)
4. Andal (reliable)
5. Tepat waktu (timely)

Standar yang dikembangkan dengan baik akan memberikan ciri ukuran kualitatif yang tepat seperti yang tercantum dalam standar pelaksanaannya. Standar selalu berhubungan dengan mutu karena standar menentukan mutu. Standar dibuat untuk mengarahkan cara pelayanan yang akan diberikan serta hasil yang ingin dicapai.

Ketentuan Standar

1. Harus tertulis dan dapat diterima pada suatu tingkat praktek, mudah dimengerti oleh para pelaksananya.
2. Mengandung komponen struktur (peraturan-peraturan), proses (tindakan/actions) dan hasil (outcomes). Standar struktur menjelaskan peraturan, kebijakan fasilitas dan lainnya. Proses standar menjelaskan dengan cara bagaimana suatu pelayanan dilakukan dan outcome standar menjelaskan hasil dari dua komponen lainnya.
3. Standar dibuat berorientasi pada pelanggan, staf dan sistem dalam organosasi. Pernyataan standar mengandung apa yang diberikan kepada pelanggan/pasen, bagaimana staf berfungsi atau bertindak dan bagaimana sistem berjalan. Ketiga komponen tersebut harus berhubungan dan terintegrasi. Standar tidak akan berfungsi bila kemampuan atau jumlah staf tidak memadai.
4. Standar harus disetujui atau disahkan oleh yang berwenang. Sekali standar telah dibuat, berarti sebagian pekerjaan telah dapat diselesaikan dan sebagian lagi adalah mengembangkannya melalui pemahaman (desiminasi). Komitmen yang tinggi terhadap kinerja prima melalui penerapan-penerapannya secara konsisten untuk tercapainya tingkat mutu yang tinggi.

Komponen – Komponen Standar

Beberapa komponen yang harus ada pada standar :

1. Standar Struktur

Standar struktur adalah karakteristik organisasi dalam tatanan asuhan yang diberikan. Standar ini sama dengan standar masukan atau standar input yang meliputi;

Filosofi dan objektif

Organisasi dan administrasi

Kebijakan dan peraturan

Staffing dan pembinaan

Deskripsi pekerjaan (fungsi tugas dan tanggung jawab setiap posisi klinis)

Fasilitas dan peralatan

2. Standar Proses

Standar proses adalah kegiatan dan interaksi antara pemberi dan penerima asuhan. Standar ini berfokus pada kinerja dari petugas profesional di tatanan klinis, mencakup :

Fungsi tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas

Manajemen kinerja klinis

Monitoring dan evaluasi kinerja klinis

3. Standar Outcomes

Standar outcomes adalah hasil asuhan dalam kaitannya dengan status pasen. Standar ini berfokus pada asuhan pasen yang prima, meliputi :

Kepuasan pasen

Keamanan pasen

Kenyamanan pasen

Dalam pelayanan kesehatan, hasil mungkin tidak selalu seperti apa yang diharapkan atau diinginkan, namun standar struktur dan proses yang baik akan menunjukkan sejauh mana kemungkinan pencapaian outcomes atau hasil yang diharapkan. Outcomes adalah hasil yang dicapai melalui penentuan dan melengkapi proses. Outcomes ditulis untuk setiap prosedur, pedoman praktek dan rencana.

Tingkatan Standar

Pada dasarnya ada dua tingkatan standar yaitu minimum dan optimum. Standar minimum adalah sesuatu standar yang harus dipenuhi dan menyajikan suatu tingkat dasar yang harus diterima, disamping ada standar lain yang secara terarah dan berkesinambungan dapat dicapai. Ini merupakan keinginan atau disebut juga standar optimum. Standar minimum harus dicapai seluruhnya tanpa ada pertanyaan. Standar optimum mewakili keadaan yang diinginkan atau disebut juga tingkat terbaik, dimana ditentukan hal-hal yang harus dikerjakan dan mungkin hanya dapat dicapai oleh mereka yang berdedikasi tinggi.

Penggunaan Standar

Dalam pelayanan kesehatan, standar digunakan dalam satu dari tiga proses evaluasi; menilai diri sendiri, inspeksi, dan akreditasi. Istilah penilaian diri sendiri menunjukkan penilaian satu kinerja diri sendiri. Proses ini, mungkin dirancang oleh individu tersebut atau komite dari luar, mengenai evaluasi pemenuhan standar. Apakah standar tersebut terpenuhi atau tidak. Hal ini dapat menjadi suatu pengalaman belajar yang sangat berharga, terutama apabila ada komitmen untuk menganalisa secara jujur mengenai kekuatan dan kelemahan kinerja. Standar adalah kesepakatan kinerja untuk mencapai luaran/hasil kerja tertentu.

Manfaat Standar :

1. Standar menetapkan norma dan memberi kesempatan anggota masyarakat dan perorangan mengetahui bagaimanakah tingkat pelayanan yang diharapkan/ diinginkan. Karena standar tertulis sehingga dapat dipublikasikan/diketahui secara luas.
2. Standar menunjukkan ketersediaan yang berkualitas dan berlaku sebagai tolok ukur untuk memonitor kualitas kinerja.
3. Standar berfokus pada inti dan tugas penting yang harus ditunjukkan pada situasi aktual dan sesuai dengan kondisi lokal.
4. Standar meningkatkan efisiensi dan mengarahkan pada pemanfaatan sumber daya dengan lebih baik.
5. Standar meningkatkan pemanfaatan staf dan motivasi staf.
6. Standar dapat digunakan untuk menilai aspek praktis baik pada keadaan dasar maupun post-basic pelatihan dan pendidikan.

Cara Penulisan Standar

Berikut ini adalah langkah praktis merancang standar ;

1. Apabila menulis satu standar mulailah dengan pernyataan standar.
2. Identifikasi kriteria outcomes dalam bentuk pertanyaan, siap untuk dimonitor.
3. Identifikasi proses yang dibutuhkan untuk mencapai outcomes (apa yang harus dikerjakan).
4. Identifikasi struktur (apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses untuk mencapai outcomes)
5. Ringkaskan, identifikasi kriteria kunci sebagai kelompok profesional yang senantiasa bekerja sama, oleh karena itu kriteria proses tidak perlu dikembangkan dalam buku prosedur (Standart Operating Procedure/Prosedur Operasi Baku).
6. Gunakanlah kata-kata yang dapat diukur, contoh; anda tidak dapat mengukur ‘kemungkinan’, ‘mengerti’, ‘tepat’. Anda perlu mengidentifikasi kata yang berarti dalam istilah pengukuran.
7. Memastikan bahwa outcomes mengukur pernyataan standar.
8. Keterlibatan tim multi disiplin dalam menyusun standar, sangat dperlukan.
9. Monitoring standar harus merupakan bagian dari evaluasi asuhan pasen.
10. Standar harus merefleksi kepada asuhan spesifik yang diperlukan pasen
11. Standar harus menjadi bagian sistem yang mudah dicapai, kemudian diperbaiki dalam beberapa bulan untuk mengecek konsistensi pencapaian.
12. Standar baru harus dipelihara untuk meningkatkan kinerja standar sebaiknya diletakkan dalam rak buku di ruangan.

STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)

Pengertian :

1. Serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA,2001)
2. Sebuah panduan yang menjelaskan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. (Depkes RI, 1995)
5. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. (KARS, 2000)

Tujuan :

1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait.
4. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1. Memperlancar tugas petugas atau tim.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

Prinsip-prinsip protap :

1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan.
2. Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku.
3. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan.
4. Harus didokumentasikan.

Jenis dan ruang lingkup SOP:

1. SOP pelayanan profesi à terdapat dua kelompok.

a. SOP untuk aspek keilmuan à adalah SOP mengenai proses kerja untuk diagnostik dan terapi.

b. SOP untuk aspek manajerial à adalah SOP mengenai proses kerja yang menunjang SOP keilmuan dan pelayanan pasen non-keilmuan.

SOP profesi mencakup:

- Pelayanan medis

- Pelayanan penunjang

- Pelayanan keperawatan

2. SOP administrasi mencakup:

a. Perencanaan program/kegiatan

b. Keuangan

c. Perlengkapan

d. Kepegawaian

e. Pelaporan

Tahap-tahap Penyusunan Protap :

1. Merumuskan tujuan protap

- Menentukan judul

2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan protap :

- Menterjemahkan policy/kebijakan/ketentuan-ketentuan/peraturan-peraturan kebijakan berguna untuk :

a. Terjaminnya suatu kegiatan

b. Membuat standar kinerja

c. Menyelesaikan suatu konflik dalam tim kerja

3. Membuat aliran proses

- Bentuk bagan-bagan yang menggambarkan proses atau urutan jalannya suatu produk/tatacara yang mencatat segala peristiwa;

a. Memberi gambaran lengkap tentang apa yang dilaksanakan

b. Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran dan fungsinya dengan pihak lain.

- Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar pengamatan langsung, tidak boleh dibuat atas dasar apa yang diingat serta disusun dalam “Flow of Work”

Teknik membuat pertanyaan-pertanyaan dasar :

a. Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?

b. Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?

c. Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ?

d. Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ?

e. Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan caa itu ?

4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan; Prosedur atau pelaksanaan disusun berdasarkan atas hasil pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas (flow of work) yang menggambarkan suatu unit kegiatan yang terbagi habis à tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan.

Penerapan standar kebidanan di suatu wilayah/daerah perlu diikuti dengan : Dukungan dan kebijakan Nasional Aksi lokal Keterlibatan seluruh stakeholders utama Pengujian di wilayah-wilayah terpilih untuk mengidentifikasikan atau mengembangkan models yang praktis dan terbail dan dijadikan “lesson learned” Dikembangkan ke wilayah lain.